O planejamento de uma festa é um desafio que agrega tantos detalhes que, muitas vezes, perdemos a noção e a dimensão do que estamos fazendo. Dimensionar um evento não é tarefa fácil. O primeiro desafio já começa pela quantidade de pessoas que se pretende convidar. Festa todo mundo gosta, especialmente quando promete boa música, boa comida e muita bebida. Por essa razão, alguns convidados se animam e esquecem que cada pessoa a mais também é um custo a mais para o anfitrião. Mas, quem entra na chuva sabe que vai se molhar. Portanto, a estimativa de pessoas não pode ser exatamente o número que pessoas que está na lista. Há de se acrescentar um percentual de "penetras", digamos assim.
A seguir, um resumo que pode ajudar a montar o projeto de sua festa. Lembro que são apenas dicas e não queremos apresentar fórmulas de sucesso para o planejamento de um evento. Precisamos agir com bom senso na contratação de profissionais. Confiança é um grande combustível. Busque indicações e sinta-se seguro na contratação.
1) Elaborar a lista de convidados, considerando um percentual de pessoas a mais. Conhecendo seus convidados você poderá ter uma noção de quem será capaz de levar agregados;
2) Definir o local do evento, prestando atenção à infraestrutura oferecida. Climatização, estacionamento, capacidade, serviço, mesas, cadeiras, toalhas, banheiros, limpeza, conservação, acesso, etc.
3) Conheça o buffet que irá contratar. Caso já conheça, ótimo. Caso contrário, solicite uma degustação. Procure conversar com pessoas que conhecem e/ou já contrataram o serviço anteriormente. Sua festa pode ser caótica se o serviço não for bom e a comida não for legal.
4) O cardápio. Lembre-se de pensar na diversidade de seus convidados. Monte um menu considerando pessoas diabéticas, crianças, adultos, jovens e mais velhos. Muitas vezes vamos à festas que não oferecem nada para quem está de dieta. Pelo menos um item do cardápio poderia satisfazer esse público, que cresce a cada dia.
5) A decoração. Na minha opinião, esse item vai depender da proposta da festa. Eu sempre acho que a decoração deve priorizar, além da estética, o aconchego do ambiente. Que adianta deixar tudo lindo, maravilhoso ... mas, sem conforto e sem a personalidade do anfitrião. Quanto mais aconchegante, mais gostoso será o ambiente e a atmosfera da festa. Outro ponto importante. Ficou tudo lindo. Mas, deixaram aparecer a parede colorida com pintura vencida. Isso detona qualquer decoração.
6) música. Não consigo pensar em festa sem música. Todo bom anfitrião se preocupa com o repertório que irá tocar na sua festa. O DJ pode ser excelente, mas se não for o seu estilo, de que adianta. A festa não é dele. É sua. A festa será estilo brega? Então, pense no estilo de música que combine. Será uma balada? O som do profissional é bom mesmo? Ele sabe onde instalar as caixas para que o som se distribua de maneira legal no ambiente? E o dancing? Vai ter? Será música ao vivo? O músico ficará isolado? Ou estará próximo aos convidados? São muitos detalhes, eu sei. Mas, é o desafio de um grande projeto. Vale a pena pensar nisso tudo antes para não ter estresse depois.
7) O fotógrafo e a filmagem. Fazer uma festa sem contratar um fotógrafo é deixar a memória se apagar com pouco tempo. Não deixe de registrar os momentos que lhe custaram tanto tempo e dinheiro.
8) Personalização do evento. Não precisa exagerar, mas um toque de personalizações na festa é sempre um charme e carrega o atributo da exclusividade, não é mesmo? Criar uma identidade visual para a festa simboliza o registro eterno do evento. Aplicar essa identidade desde o convite até o "até logo" pode sair mais barato e interessante que gastar com outros itens sem expressão nenhuma. O detalhe no uniforme do garçom, na mesa de doces, no kit toilet, faz com que sua festa seja única e inesquecível. Porém, devo confessar que "bom gosto" é fundamental.
9) Cerimonial. Não quer contratar? Pelo menos eleja alguém que possa fazer isso por você durante a festa para que você possa curtir tudo, seus convidados, a música ... e não tenha que se preocupar com algo que faltou, ou algum profissional que chegou atrasado. Pode ser uma funcionária que você confia, uma amiga. Mas, não deixe esse assunto passar "batido". Garanto que não irá se arrepender.
10) Convites. É bom ressaltar que o convite impresso é sinônimo de prestígio. E não esqueça, crie um convite à altura da festa. Nada mais e nada menos. As pessoas criam expectativas através dele. Outra coisa, convite não é brinde. O propósito do convite é CONVIDAR. Quem dá presente é o convidado. Por que gastar tanto no convite, agregando uma lembrancinha a ele se o objetivo do convite é chamar aquela pessoa para fazer parte da comemoração. Economize o valor gasto num convite caro em outros itens que poderão enriquecer a festa. Troque o detalhe que encarece por um kit toilet, ou caixinhas personalizadas para a mesa de doces. Bom, é somente uma opinião.
11) Antes que esqueça esse detalhe, quando preparar sua lista, pense no seguinte: há pessoas que irá chamar que não conhecem ninguém na festa. E aí? Um casal, por exemplo. Como irão ficar? Com quem? Ficarão à vontade? Que tal chamar mais alguém que possa fazer companhia a eles? Há mesas suficientes para que todos sentem e fiquem bem instalados?
12) A festa será para adultos? Casais? Crianças? Jovens? Precisa pensar em recreação para as crianças? Haverá separação de ambientes para crianças se divertirem de um lado e os adultos de outro? E os jovens? Em regra, eles não topam ficar no mesmo ambiente dos adultos. "É mico". Desculpem, eu sei que to parecendo uma psicopata obcecada com tantos detalhes. Mas, são apenas pontos que levanto para gerar reflexões.
Continuo sobre o assunto na segunda parte deste post, que devo publicar em breve.
Abraços
Simone
